Najpierw ważne zastrzeżenie
Ten wpis opisuje sprawy podatkowe i dokumentacyjne wyłącznie w zarysie, na poziomie ogólnych zasad. Nie jest poradą indywidualną ani interpretacją przepisów. Zasady zależą od tego, czy twórca prowadzi działalność, czy jest osobą prywatną, jakie ma przychody i jak ułożona jest współpraca. Przepisy się zmieniają, więc przed ustaleniem zasad dla swojego programu skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Barter to wymiana, a nie prezent
W typowej współpracy barterowej marka przekazuje produkt, a twórca w zamian publikuje treść i oznacza współpracę. Obie strony świadczą coś drugiej stronie, więc nie jest to zwykły upominek. Z tego powodu wymiana wymaga ustalenia wartości i dokumentacji.
Dobra praktyka to spisanie zasad w umowie: co dokładnie dostaje twórca, co publikuje, w jakim terminie, kto ma prawa do treści i jak oznaczana jest współpraca. Szczegóły znajdziesz we wpisie o umowie barterowej z influencerem. Zasady oznaczania opisuje wpis o oznaczaniu reklamy według UOKiK.
Jak ustalić wartość produktu
Najprostsze podejście to przyjęcie ceny, po której produkt sprzedajesz klientom, czyli ceny detalicznej obowiązującej w dniu wysyłki. Dla marki wartość ma też drugą stronę: koszt wytworzenia lub zakupu towaru. Obie liczby warto zapisać, bo mogą mieć znaczenie w rozliczeniu.
- Zapisz nazwę produktu, ilość i cenę detaliczną na dzień wysyłki.
- Zapisz koszt własny towaru i koszt przesyłki.
- Jeśli wysyłasz zestaw, wycenę rozpisz na poszczególne pozycje.
- Przechowuj potwierdzenie wysyłki i odbioru paczki.
- Zapisz wartość w umowie lub w zaakceptowanych warunkach współpracy.
Nie zakładaj, że produkt o niskiej cenie nie trzeba dokumentować. Przy kilkudziesięciu wysyłkach w roku sumy robią się zauważalne, a porządek w dokumentach ułatwia kontakt z księgowym.
Faktura i dokumenty w zarysie
Sposób dokumentowania zależy od statusu twórcy.
- Twórca prowadzący działalność gospodarczą zwykle wystawia fakturę za swoją usługę (publikację), a marka może wystawić fakturę za przekazany towar. Obie strony rozliczają wymianę w swoich księgach.
- Twórca bez działalności nie wystawia faktur. Wtedy zwykle stosuje się umowę (np. umowę o dzieło lub zlecenie, zależnie od ustaleń), a marka dokumentuje wydanie towaru i ma obowiązki związane z wypłatą świadczenia w naturze. To obszar, w którym najłatwiej o błąd, więc tu konsultacja jest szczególnie wskazana.
- W obu przypadkach przydaje się protokół wydania produktu, potwierdzenie odbioru i kopia opublikowanej treści.
Nie zakładaj z góry, który wariant jest właściwy. Zapytaj twórcę w formularzu naboru, czy prowadzi działalność, i dostosuj dokumenty.
Podatek w zarysie
Wymiana towaru na usługę zwykle oznacza przychód po obu stronach, mimo że nie ma przelewu. Wartość tego przychodu odnosi się do wartości świadczenia, a nie do tego, że pieniądze nie przepłynęły.
- Dla twórcy produkt otrzymany w zamian za publikację może stanowić przychód, który podlega opodatkowaniu według jego formy działalności lub jako przychód z innego źródła, jeśli nie prowadzi firmy.
- Dla marki wartość przekazanego produktu może być kosztem związanym z promocją, a wymiana może mieć znaczenie przy podatku VAT. Sposób ujęcia zależy od rodzaju współpracy i tego, jak marka rozlicza podobne wydatki. Przy przeliczaniu kwot netto na brutto i odwrotnie pomaga kalkulator, na przykład Przeliczenia.
- Gdy część wynagrodzenia jest w gotówce, a część w produkcie, obie części łączą się w wartość całego świadczenia.
Nie podajemy tu stawek ani progów, bo zależą od sytuacji i zmieniają się w czasie. Zapytaj księgowego, jak ująć barter w waszych księgach, i spisz odpowiedź jako zasadę programu.
Szybki przegląd dokumentów
| Etap | Co zapisać | Po co |
|---|---|---|
| Przed wysyłką | zakres, termin, wartość produktu | jasne ustalenia |
| Wysyłka | numer przesyłki, adres, wartość | dowód przekazania |
| Publikacja | link lub zrzut treści, oznaczenie współpracy | dowód wykonania |
| Rozliczenie | faktura lub umowa, notatka dla księgowego | zgodność z księgami |
Jak uporządkować rozliczenia w programie
Przy kilkunastu twórcach miesięcznie samo pilnowanie wartości, terminów i dokumentów zajmuje sporo czasu. W NaNoInfluencer prowadzisz w jednym miejscu zgłoszenie twórcy, ofertę barterową, umowę zaakceptowaną online, wysyłkę ze statusem i raport z kosztem produktu na publikację. Księgowy dostaje spójny zestaw danych, a ty nie szukasz informacji w wiadomościach.
Zacznij od ustalenia z księgowym jednej zasady dla całego programu, a potem trzymaj się jej przy każdym twórcy. Spójny proces jest tańszy niż rozstrzyganie każdej współpracy osobno.
Jak wygląda współpraca barterowa krok po kroku, opisuje strona o współpracy barterowej.